Idag är telefonen en naturlig del av vår vardag, vilket den har varit sedan ganska lång tid tillbaka. Det är ett snabbt och smidigt sätt att komma i kontakt med människor över hela världen. Men hur framställs vi egentligen när vi pratar i telefon? Eftersom personen på andra sidan inte kan se dig måste du förlita dig helt på din röst, vilket gör att spelreglerna är likadana för de flesta interaktioner. 

Det som skiljer bra och dålig kommunikation åt är dels hur du framställer det budskap du vill kommunicera, men även hur väl du tar in vad motparten säger.

Oavsett hur väl du presenterar ditt budskap så kan samtalet uppfattas som dåligt hos motparten om du inte tar till dig av vad de säger.

Tydlighet och närvaro

En bra kommunikation grundas ofta i hur tydlig den är, det är därför extra viktigt att vara så tydlig som möjligt när du pratar i telefonen. Om du mumlar eller pratar otydligt kan det hända att ditt budskap misstolkas eller inte når fram överhuvudtaget. Tänk på att ta din tid och förklara vad du menar. Var inte heller rädd för att fråga den du pratar med om de har förstått och har några frågor.

En annan viktig del är att vara så närvarande som möjligt. Har du någon gång jobbat inom telemarketing har du säkert fått höra att du ska le i telefonen eftersom kunden kan känna av detta. Det märks på samma sätt om du är närvarande eller inte. Den som är på andra sidan kommer direkt känna av om du är ointresserad eller håller på med en massa annat under tiden, vilket är ett typiskt karaktärsdrag för dålig telefonkommunikation. 

Lyssna på den andra personen

En sak som du verkligen bör tänka på är att låta din motpart prata till punkt. Det finns inget mer frustrerande än att ständigt bli avbruten och det kommer också få den andra personen att uppleva det som att du inte är intresserad. Samtidigt som du låter den andra personen prata har du också ett bra tillfälle att tänka över det som sägs och vad du ska svara. Detta är självklart extra viktigt då du jobbar inom kundtjänst, eftersom ditt uppdrag är att skapa kundnöjdhet. 

En sak som hänger ihop med ovanstående punkt är att lyssna ordentligt. Om en person pratar en längre stund kan du göra små ljud för att bekräfta att du lyssnar. Du undviker också situationer där du missförstår en person bara för att du inte lyssnade ordentligt. Tänk på att ha tålamod och låt samtalet ta den tid det tar. Om du har bråttom är det bättre att ringa tillbaka vid ett senare tillfälle.

Telefonförsäljare som inte lyssnar på den de ringer till, eller medvetet ignorerar det de säger riskerar ett abrupt avslut på samtalet. Tänk därför på att du kan förbättra din kommunikation enbart genom att faktiskt ta in vad din kund säger.